A konferenciára több mint 250 fő regisztrált, köztük a hét szomszédos országban működő társegyesületeink képviselői, valamint jelentős számban képviseltetik magukat a határon túli magyar levéltárosok közössége is. Külön örömükre szolgál, hogy ezúttal személyesen lesz jelen a Német Levéltárosok Egyesületének elnöke is.
A levéltáros vándorgyűlések az MLE 1986. évi megalakulása óta rendszeresen kerülnek megrendezésre. A vándorgyűlések hagyományosan egy-egy megyeszékhelyen, vagy az adott megyében kitüntetett kulturális szerepkört betöltő településen kerültek mindeddig megrendezésre. Pécs először ad helyet a levéltáros szak legfontosabb rendezvényének. Fontos kiemelni, hogy a Pécsi Tudományegyetem fontos támogatója a rendezvénynek, a PTE Levéltára pedig társrendezője a vándorgyűlésnek, míg a támogatók között Pécs Megyei Jogú Várost, Baranya Megye Közgyűlését is magunk mögött tudhatjuk. A hazai levéltárakat fenntartó EMMI is magas szinten képviselteti magát: a vándorgyűlés résztvevőit, a tárca frissen kinevezett államtitkára, Dr. Latorcai Csaba köszönti.
2012-től a vándorgyűlések a Nemzeti Kulturális Alap támogatásával megrendezésre kerülő Nyitott Levéltárak Országos programsorozata keretében kerül megrendezésre. A Nyitott Levéltárak 2018. évi programsorozata központi tematikája ezúttal a Levéltárak és a kultúra témakört járja körül. A program magában foglalja a kulturális sokszínűség, a nemzetiségek kultúrája, a kulturális és szórakoztató helyszínek és intézmények: múzeumok, könyvtárak, színház, kabaré, mozgókép, mozi, vurstli, vidámpark népművelés, tánc, tánckultúra, zene, komolyzene, népzene, pop- és rockkultúra, sportkultúra témaköröket. A kulturális sokszínűség, kulturális szórakozás helyei és a zenei és néptánckultúra témakör keretében került sor a Nyitott Levéltárak programsorozat nyitó rendezvényének lebonyolítására, a II. Levéltári piknik keretében június 8-9-én, Budapesten, Budapest Főváros Levéltárában.
A vándorgyűlésen a Nyitott Levéltárak központi tematikáján kívül egy-egy fontos szakmai kérdéskört is középpontba kívánunk állítani, a nyitó plenáris tanácskozásunk ezúttal a Levéltár és nyilvánosság témakört járja körül, amelynek az EU új adatvédelmi irányelvének a GDPR-nak 2018 május végi bevezetése ad aktualitást. A II. nap szekcióülések tanácskozásai kerülnek lebonyolításra (állományvédelmi, forráskiadási, informatikai, oktatás- és tudománytörténeti, levéltárpedagógiai, gazdasági, valamint nemzetközi), míg a III. napon a Levéltár és kultúra témakörben a kulturális sokszínűség, nemzetiségek története és levéltári forrásai szakmai tanácskozásra kerül sor, amelyen főként Baranya megye nemzetiségeinek történetéről hallgathatnak az érdeklődők előadásokat.
Összesen a plenáris üléseken összesen 10 előadás, a szekcióban közel 40 referátum hangzik el és a megrendezésre kerül 2 kerekasztal beszélgetés.