Külföldi kiküldetés abban az esetben kezdeményezhető, ha a kiutazás az Egyetem érdekében áll és indokolt. Az utazás indokoltságát, hitelt érdemlő dokumentummal kell igazolni (pl. nyertes pályázat, meghívólevél, konferencia program, kétoldalú szerződés, stb.) és annak másolatát a P31 számú külföldi kiküldetési rendelvényhez (1. számú melléklet) kell csatolni.
A kiküldetési eljárást a kiutazó a Külföldi kiküldetési rendelvény (1.sz. melléklet) kitöltésével indítja. A bizonylatnak tartalmaznia kell minden olyan adatot, amely a kiküldetés célját, időtartamát, szükségességét, alaptevékenységhez, kiegészítő tevékenységhez való szoros kapcsolatát, illetve a várható költségeit tartalmazza.
Az engedélyezéshez a bizonylatot a kötelezettségvállaló, ellenjegyző és szakmai ellenjegyzőként a keretgazda is aláírja.
Az aláírt bizonylathoz a kiutazónak iktató számot kell igényelnie a Kancellária Számviteli Osztályának munkatársaitól, és azt a bizonylatra rá kell vezetnie az elszámolás megkönnyítése érdekében:
Gombár Zsuzsanna (☎: 501-500/22212 ✉: gombar.zsuzsanna@pte.hu)
Dr. Perjésiné Somogyi Erika (☎: 501-500/22238 ✉: somogyi.erika@pte.hu)
Keresztúri Judit (☎: 501-500/22211 ✉: kereszturi.judit@pte.hu)
Külföldi kiküldetés esetén a kint tartózkodás teljes időtartamára megfelelő utasbiztosítást kell kötni, a biztosítás megkötéséről az Utaztatási Csoport gondoskodik. A PTE a külföldi kiküldetés költségeként megtéríti a biztosítási díjat, amennyiben az utazó előzetesen kitölti és leadja a 2. sz. melléklet erre vonatkozó nyilatkozatot. Saját gépkocsi igénybevételét, és előleg felvételi igényt szintén a 2. sz. mellékleten kell igényelni.
Az iktatószámmal, valamint a szükséges aláírásokkal ellátott adatlapot, (1. sz. melléklet) aláírt nyilatkozatokat, (2. sz. melléklet) valamint ha van, a repülő rendelés visszaigazolási bizonylatait, a kiutazó a Kancellária Számviteli Osztályára küldi a kiküldetés tervezett megkezdése előtt legalább 3 héttel. Itt az ügyintéző ellenőrzi az adatlap megfelelő kitöltését, a szükséges aláírások meglétét, a keret lekötését.
Az utazás megszervezéséhez az iktatószámmal, valamint a szükséges aláírásokkal ellátott adatlapot (1. sz. melléklet), aláírt nyilatkozatokat (2. sz. melléklet), valamint az Utaztatási igénybejelentőt az Utaztatási Csoport számára elektronikus formában az utazas@pte.hu címre kell megküldeni.
A Számviteli Osztály kiküldetéseket elszámoló dolgozója megteszi a vonatkozó jogszabályoknak, illetve speciális rendelkezések (pl. pályázati elszámolási szabályok) által előírt és a kiküldetés jellegének megfelelő pénzügyi intézkedéseket (pl. napidíj számfejtés, előleg biztosítása).
Elszámolás, beszámoló
A külföldi kiküldetés elszámolása az Utaztatási Csoportnál lévő KEF-es bizonylatok, valamint a kiutazónál lévő bizonylatok alapján történik. A kiutazónak a nála lévő bizonylatokat a kitöltött P2 számlakísérővel együtt a szükséges aláírásokkal ellátva kell megküldenie a Számviteli Osztálynak, visszaérkezés után 10 munkanapon belül. A P2 számlakísérőre rá kell vezetni az engedélyeztetési eljárás során a Számviteli Osztálytól kapott külföldi kiküldetés iktató számát.
A külföldi kiküldetés, illetve engedélyezett külföldi kiutazás esetén a visszaérkezést követő 15 napon belül a kiutazó köteles szakmai beszámolót (útijelentést) készíteni és azt az utazást elrendelő/engedélyező személy részére, valamint a Külügyi Igazgatóság számára elektronikus úton a kikuldetes@pte.hu emailcímre megküldeni.
Pályázati utazásoknál az elszámolási szabályok alkalmazásánál a finanszírozó előírásait is figyelembe kell venni. Az egyetemi illetve a pályázati elszámolási szabályok közül mindig a szigorúbb szerint kell eljárni. Erre vonatkozóan tájékozódni a szabályozat részletes szövegében (ld. alul) illetve a vonatkozó pályázati elszámolási szabályzatban lehet.
Letölthető nyomtatványok:
Kiküldetési rendelvény P31 (1. sz. melléklet)
Nyilatkozatok (2. sz. melléklet)