Beszámoló az Erasmus+ adminisztratív személyzeti mobilitási program támogatásával folytatott staff week témájú kiküldetésről
2018. május 14. – 2018. május 18.
Fogadó intézmény: University of Helsinki
A fogadó intézmény Finnország fővárosában, Helsinkiben található, a városban négy kampuszon működik. Az egyetem Finnország legrégebbi egyeteme, egyúttal a világ egyik legsikeresebb kutató és legnépszerűbb oktató egyeteme, ahol 11 karon kb 30.000 diák tanul.
A személyzeti hét különböző területen dolgozó adminisztratív munkatársak számára került megszervezésre. A hét során megismertük az egyetemet főbb vonalakban, a történelmét, felépítését, működési modelljét, munkamódszereiket. Továbbá az egyetem és Finnország különböző globális rangsorokban elért előkelő helyezéseinek okait elemeztük és a résztvevők országaihoz képesti hasonlóságokat és különbségeket kerestük.
Az ország oktatási rendszeréről tartott előadással és az egyetem adminisztratív szervezetének működésével kezdtük. Az előadásokon és az azt követő megbeszéléseken érdekes információkat hallottunk a működésről. A mi szempontunkból kiemelendő az oktatási rendszer egészének hasonlósága, ugyanakkor a rendszert képező kisebb elemek és tartalmi különbségek óriásiak. Ezek nemzeti szintű kérdések, így a kiküldetés szempontjából nem hasznosíthatóak, azonban rendkívül érdekes és fontos információkat hallottunk.
Az egyetemi adminisztráció működésével kapcsolatban hallott előadások és megbeszélések során nagyjából az előzőben említettek voltak tapasztalhatók. Azonban maga a rendszer felépítése az, ami teljesen más, míg a napi munkavégzés az, ami inkább hasonló. Az ő szervezetük inkább mátrix felépítésű, amelyben azonban az adminisztrációs munkatársak saját központosított hierarchiában helyezkednek el, felsővezetőjük a rektor. A mátrix szervezet úgy értendő, hogy a munkatársak többsége a kampuszokon található fizikailag és az adott kampuszon dolgozók, oktatók, tanulók számára nyújt szolgáltatásokat, azonban a központosított Egyetemi Szolgáltatás szervezethez tartozik felelősség tekintetében. Az adminisztrációs szervezet elnevezése: University Services, amely szándékosan már nevében is kerüli mind az adminisztrációt, mind a bürokratikus jelleget. Ez a kialakítás viszonylag fiatal, 2-3 éve működnek így, ezért a munkájuk során a szolgáltatás előtérbe helyezése az adminisztráció ellenében, még folyamatban van.
Külön kiemelendő, hogy szinte 100%-osan elektronikus a működésük, nyomtatott dokumentumok, formanyomtatványok nem találhatóak az adminisztratív rendszerükben. Mindenki a saját elektronikus azonosítójával, kérelmez, ellenőriz vagy éppen hagy jóvá. Ez a projektfinanszírozási területen is így működik.
Az Egyetemi Szolgáltatásokon belül, részemről a Research Funding Services egység működése volt releváns, ezért ők voltak a fogadóim.
Alapvetően két munkakör létezik az egységben: Grant advisor és Research funding advisor. Az előző egy-egy finanszírozási forrás „gazdája”, azaz a kampusz munkatársai tudják, hogy őt kell keresni adott finanszírozási kérdésben. Utóbbiak a nálunk is lévő generál projektmenedzsernek felelnek meg, azzal, hogy a pályázatkidolgozáskor a Grant advisor-ral működnek együtt. De ez az együttműködés nem rögzített és a hatáskörök sem lehatároltak, így itt érzékelhető volt némi bizonytalanság a feladatok tekintetében, az elmondások szerint az mindig a felek által kerül kialakításra. A napi munka során a konfliktus és panaszkezelés nem formalizált, mely az elhangzottak alapján azonban szükséges lenne a gyakoriság okán, ugyanakkor az informális kapcsolatokban – az elmondások szerint – a hangsúly elsősorban a problémán van.
Megállapításra került, hogy jóval több az EU központi pályázati rendszerén belüli projektjük, kb 150 PI-val rendelkeznek, melyek mind ERC és MarieCurie projektekben vesznek részt. Ezen túl kb 5 db H2020 projekt koordinálást végeznek és további kb 10 db partneri részvétellel rendelkeznek. Nagy hangsúlyt fektetnek az EU-n kívüli források feltérképezésére és hasznosítására, így rendelkeznek 2-3 USAID és DoDA finanszírozással is. A forrásaik jelentős része azonban a nemzeti tudományos akadémián keresztül érkezik, melyek adminisztrációja az EU finanszírozáshoz hasonló. A napi munka során főleg tanácsadás és szervezés jellegű feladatokat végeznek a munkatársak, a speciális feladatokat ellátó egységek munkájának összehangolásával (úm. közbeszerzés, pénzügy, HR, stb), mely így hasonlónak mondható. Eltérő azonban, hogy semmilyen papíralapú dokumentálást nem végeznek, ahogy az fentebb már említésre került.
Itt külön körüljártuk, hogy pl a jelenléti ívek sem papíralapúak, hanem – elmondásuk szerint – a rendszerükhöz külön erre a célra létrehozott „ellenőri jogosultságot” adnak a Bizottság munkatársainak, akik azon keresztül ellenőrzik a staff cost felhasználást. Az utazás és szállás tekintetében pedig a kutatók erre a célra rendszeresített egyetemi bankkártyát használnak és az képezi az elszámolás alapját. Külön kitértünk a vegyszerbeszerzésekre is, amely náluk egyáltalán nem kérdéses, mert az mindig időben megújított (értsd a lejárata előtt), meglévő keretszerződések keretén belül történik megrendelés alapján. A keretszerződés az egyetem által a megfelelő időközönként meghosszabbításra kerül közbeszerzés keretében. (Tekintettel, hogy a projektmenedzserek, azaz „research funding advisor” kizárólag koordinálják, szervezik a munkát, így további közbeszerzési ismeretek nem voltak).
Kiemelendő – bár valójában ez kellene, hogy természetes legyen –, hogy az angol nyelv használata az egyetemen belül a finn nyelvvel egyenrangú. Azaz a rendszereik angol nyelven egyenértékűen érhetőek el, ami azt jelenti, hogy minden ügymenet teljeskörűen elvégezhető angolul is. Továbbá a megbeszéléseken, illetve külföldi személy jelenlétében az egymás közötti informális kommunikációban is az angol nyelvet használják. Ez számukra teljesen természetes és tekintettel a külföldi vendégkutatókra, elengedhetetlen.
Az adminisztráció felépítése tekintetében informatív volt még, hogy olyan munkakörökkel és egységekkel is rendelkeznek, melyekkel mi nem, vagy nem olyan formában, úm. Tudománykommunikációt végző egység.
További érdekes tulajdonság, hogy az egyetemi vezetésen belül a legbefolyásosabb szereplő a diákönkormányzat, mely az egyetemen túl a nemzeti jogalkotásra is jelentős befolyással bír. Ennek egyik fő oka, hogy nemzeti jogszabály alapján a diákönkormányzati tagság kötelező. Továbbá egy kisebb, évi 100 euró összegű tagdíj ellenében nyújtott szerteágazó szolgáltatásoknak köszönhetően az aktív részvétel is rendkívül elterjedt. Másik fő ok, hogy maga a diákönkormányzat több értékes belvárosi ingatlan tulajdonnal rendelkezik, melyek hasznosítása kizárólag az ő hatáskörükben van és ezek bevételeit is ők élvezik. A diákönkormányzat éves költségvetése mintegy 1 milliárd Ft, mely kizárólag saját bevétel, támogatást nem vesznek igénybe.
A szakmai előadásokon, megbeszéléseken túl megismerkedtünk a finn nyelvvel, mely bár a magyarral közös eredettel rendelkezik, semmilyen hasonlóságot nem mutat. Továbbá a finn kultúra és történelem főbb pontjai is bemutatásra kerültek, csakúgy, mint Helsinki város történelme és egy kulturális városnézés is belefért a programba.
Összefoglalva, tekintettel, hogy a Helsinki Egyetem valamennyi globális egyetemi rangsor tekintetében az első 100-ban található, továbbá, Finnország mind oktatás, mind kutatás tekintetében kiemelkedő globális teljesítményt nyújt, talán érdemes az általuk alkalmazott más megközelítések hasznosíthatóságát vizsgálni, esetleg alkalmazni.